ファミリートーク新北島管理組合法人
個人情報にかかる書類・記録の保管等に関する規程

（目的）
第１条　ファミリートーク新北島管理組合法人（以下「管理組合」という）は、その業務
　　　を行うにあたっては、常に、区分所有者および居住者の個人情報の保護に配慮して
　　　執行すべきであることを旨として、この規程を制定する。

（書類等の保管）
第２条　管理組合は、区分所有者および居住者の個人情報の内、別表第１に掲げるもの等
　　　秘密に属するものを次のとおり取り扱う。
　　　(1) 書類については、施錠できる保管箱・金庫等に保管し、必要な時以外は開錠し
　　　　ない。
　　　(2) 電磁式記録については、パスワード等適切な方法によって管理し、これを取り　
　　　扱うパソコンは、インターネットおよびランから切り離し、単独運用とする。

（管理者）
第３条　前条の書類および情報の管理者は、理事長とする。

（守秘義務）
第４条　管理組合の役員および管理人は、業務上知り得た他人の秘密を、正当な事由があ　
　　　る場合でなければ、他に漏らしてはならない。管理組合の役員および管理人でなく　
　　　なった後においても、同様とする。

（防災名簿の取り扱い）
第５条　居住者は、防災名簿を提出する際は、封筒に入れ、封印をする。
　　２　管理組合は、封をしたまま保管し、緊急時等に必要な住戸の防災名簿のみを開封　
することができる。この場合、開封した理由とその日付を当該封筒の表面に記録し
　　　なければならない。
　　３　前項の緊急時等の状況が止んだときは、速やかに、防災名簿を元の封筒に入れて、
　　　理事長が封印し、当該封筒の表面にその日付を記載しなければならない。
　　４　防災名簿は、おおむね２年を目途に更新することとし、更新時には、管理組合は、　
　　　新しい防災名簿と交換に、従前の防災名簿を封をしたまま、居住者に返還しなけれ
　　　ばならない。
　　５　居住者が転出する場合には、管理組合は、防災名簿を封をしたまま返還しなけれ　
　　ばならない。
　　６　提出している防災名簿の内容に変更が生じた場合、居住者は、新たに防災名簿を
　提出するか、提出している防災名簿の記載の変更を申し出なければならない。


附則　本規程は、平成１６年５月２２日から施行する。

附則　本改正規程は、平成１８年５月２０日から施行する。

附則　本改正規程は、平成１９年５月１９日から施行する。


別表第１
本規程第２条に規定する書類・記録は、次のとおり。
　①　防災名簿
　②　居住者台帳
　③　管理組合費に関する情報
　④　集合郵便受箱の開錠番号
　⑤　その他、理事会が秘密性が高いと判断する書類及び記録